QS-Spółdzielnie Wspólnoty Mieszkaniowe
Program QS-Spółdzielnie Wspólnoty umożliwia prowadzenie pełnej ewidencji księgowej spółdzielni lub wspólnoty mieszkaniowej, prowadzenie ewidencji lokatorów, zasobów spółdzielni (wspólnoty), naliczania opłat i rozliczania mediów, tworzenie dokumentacji rozliczeniowej dla najemców lokali. Naliczenie opłat czynszowych może być realizowane dla całej wspólnoty/spółdzielni lub dla poszczególnych budynków wchodzących w skład zasobów spółdzielni/wspólnoty. Oprogramowanie składa się z dwóch głównych modułów, tj.: modułu finansowo-księgowego oraz modułu czynszowego. Program jest dostępny w wersji jedno i wielostanowiskowej. Program obsługuje wspólnoty lub spółdzielnie mieszkaniowe, których zasoby mieszkaniowe składają się od 5 do 350 lokali.
Funkcje programu:
- Obsługa planu kont zdefiniowanego przez użytkownika (do 15 000 kont), dostępne konta bilansowe i pozabilansowe, długość symbolu konta do 35 znaków (cyfry i litery), do dwunastu poziomów analityki.
- Okres sprawozdawczy do 24 miesięcy. Możliwość rozpoczęcia pracy z programem w dowolnym okresie bez konieczności wprowadzania bilansu otwarcia, który może być uzupełniony w okresie późniejszym.
- Aktualny stan obrotów na kontach księgowych w oparciu o dokumenty zaksięgowane i w buforze w rozbiciu na poszczególne miesiące.
- Przegląd dokumentów znajdujących się zarówno w buforze jak i zaksięgowanych. Pełna poprawa zarejestrowanych (znajdujących się w buforze) dokumentów do czasu zaksięgowania dokumentu lub zamknięcia miesiąca.
- Księgowanie dokumentów bilansowych i pozabilansowych oraz możliwość automatyzacji procesu księgowania (np. przeksięgowania kosztów). Możliwość księgowania dokumentów miesiąca następnego bez konieczności zamykania miesiąca bieżącego. Automatyczna dekretacja operacji na kontach pozabilansowych w oparciu o wprowadzane wcześniej dokumenty bilansowe.
- Import operacji bankowych (wyciągów) z systemów bankowych do dokumentów księgowych
- Analiza rozrachunków w rozbiciu na kontrahentów wspólnoty/spółdzielni, najemców lokali użytkowych i mieszkalnych, kwoty zadłużeń w przedziałach czasu. Emisja wezwań do zapłaty, not odsetkowych, potwierdzeń sald.
- Wydruk typowych zestawień wymaganych przez Ustawę o Rachunkowości (m. in.: Dziennik Obrotów, Zestawienia Kartotek Kont, Zestawienia Obrotów i Sald, Zestawienia Sald, Zestawienia Dokumentów). Tworzenie zestawień agregujących dane w/g żądań użytkownika programu, np. koszty, sprzedaż itp.
- Możliwość tworzenia zestawień do arkuszy kalkulacyjnych MS Excel, Calc OpenOffice.org lub do plików PDF, CSV.
- Dostęp do białej listy podatników VAT. Możliwość przypisania wyniku sprawdzenia białej listy do dokumentu księgowego zarejestrowanego w systemie.
- Prowadzenie rejestrów VAT wraz z kartoteką kontrahentów. Miesięczna deklaracja podatkowa VAT.
- Generowanie i wysyłka plików JPK dla następujących struktur: JPK_VDEK, JPK_WB, JPK_KR.
- Automatyczne zamknięcie roku generujące bilans otwarcia dla nowego roku obrotowego.
- Wspomaganie operacji związanych z zamknięciem roku obrotowego. Generowanie noty zamykającej rok (przeniesienie sald z właściwych kont na wynik finansowy).
- Możliwość obsługi dowolnej liczby wspólnot i spółdzielni mieszkaniowych (funkcja przydatna dla podmiotów zarządzającymi wspólnotami).
- Ewidencja lokali użytkowych i mieszkalnych.
- Ewidencja zużycia wody (ścieków) w oparciu o odczyty liczników wody, ryczałt lub innych zasad (np. liczby osób). Możliwość rozliczenia zużycia na liczniki zimnej i ciepłej wody oraz liczników ogrodowych. Wydruki z tytułu rozliczenia zużycia wody dla najemców są tworzone na podstawie faktycznego zużycia (odczyty liczników wody) z uwzględnieniem ryczałtu lub prognozy zyżycia.
- Rejestracja zasobów spółdzielni/wspólnoty np. parametrów działek siedliskowych, powierzchni i liczby lokali, powierzchnia do rozliczania wody opadowej itp.
- Zakładanie, poprawa listy składników czynszu zgodnie z przyjętymi zasadami rozliczeń.
- Możliwość kalkulacji składników czynszu (np. opłata eksploatacyjna, zużycie energii elektrycznej części wspólnej, ubezpieczenie budynku, woda opadowa, podatek od nieruchomości) oraz definiowanie wyliczenia składników czynszu dla lokalu.
- Naliczanie opłat czynszowych (eksploatacyjnych) dla wspólnoty/spółdzielni. Funkcja umożliwia naliczenie opłat w oparciu o cennik usług przypisany dla danej wspólnoty/spółdzielni lub w oparciu o rozproszony cennik usług uwzględniającego ceny dla poszczególnych bloków lub osiedli wspólnoty/osiedli.
- Emisja faktur dla najemców, wydruki informacji dla lokatorów (najemców) oraz automatyczną dekretację należności z tytułu czynszu na właściwe konta księgowe. Faktury za czynsz, informacje dla lokatorów mogą być drukowane tradycyjnie lub wysyłane w formacie plików PDF za pośrednictwem e-maila. Wydruki dowodów wpłat dla opłaty eksploatacyjnej generowane dla zadanego okresu, np. miesiąc, kwartał, rok.
- Zestawienia składników opłat czynszowych w rozbiciu na lokale, budynki, osiedla.
- Obsługa bankowych rachunków masowych. Automatyczne wczytywanie danych z wyciągów bankowych do dokumentu księgowego.
- Przygotowanie planu gospodarczego wspólnoty, wykonania i sprawozdania wspólnoty oraz rachunku wyników i bilansu dla spółdzielni.
- Integracja z programami: QS-Środki Trwałe i Wyposażenie, QS-Fakturowanie i ewidencja sprzedaży.
- Możliwość wczytywania danych z programów innych firm przy wykorzystaniu plików JPK.
- Codzienne tworzenie kopii bezpieczeństwa.